Terminar el proyecto a tiempo es uno de los principales retos de cualquier empresa del ramo de la construcción. A pesar de eso, los proyectos de construcción de gran escala se entregan, en promedio, con más de un año de retraso, de acuerdo al sitio Construction Executive.
Finalizar un proyecto con semejantes fallas en tiempo no solo trae descontento por parte del cliente y futuros usuarios, también implica aumentos importantes en el presupuesto, ya que se deben considerar tiempos adicionales de maquinaria, mano de obra y administración. Para mantenerse dentro de presupuesto, lo más importante es apegarse al programa de obra.
¿Por qué suceden los retrasos?
Aunque es difícil saber a ciencia cierta cuáles son las causas del retraso de un proyecto en específico, hay algunos factores que son comunes para la mayoría de los proyectos:
Mala administración
El tiempo, el dinero y los recursos se desperdician cuando los proyectos se administran de manera deficiente, ocasionando que los equipos de trabajado muchas veces se encuentren inactivos esperando indicaciones o que entren en conflicto con otros equipos; por ejemplo, cuando las cuadrillas de trabajo no están en el sitio en el momento adecuado; o cuando los suministros y la maquinaria se almacenan al azar, lo que requiere varios movimientos y pérdida de tiempo.
Los gerentes son responsables de crear un plan de proyecto que incluya todos los elementos requeridos para entregar el proyecto completado antes de la fecha límite.
Planificación deficiente y programación poco realista
Cuando se trata de mantener un proyecto a tiempo, nada es más importante que tener un plan detallado para trabajar que pueda actualizarse fácilmente a medida que avanza para ofrecer una vista panorámica del proyecto. Esto permite a los gerentes diagnosticar rápidamente los desafíos potenciales y resolver problemas antes de que se conviertan en demoras costosas.
Un plan exitoso también contiene contingencias para circunstancias imprevistas, creando pautas claras sobre cómo se debe responder a las demoras.
Falta de información clave
No contar con la información precisa del avance de la obra ocasiona demoras en la toma de decisiones diaria. Es esencial que en la ejecución de un proyecto se pueda tener acceso de manera rápida a datos actualizados y confiables para avanzar de manera segura, sin contradicciones que ocasionan contra tiempos.
Diferencias en el alcance del proyecto
Es común que cada involucrado tenga una idea distinta de las expectativas, compromisos y tiempos, tanto del proyecto como de su rol dentro del mismo. Esto ocasiona que cada quién trabaje a ritmos diferentes, bajo diferentes prioridades, perdiéndose el enfoque establecido en la planeación.
Errores en la comunicación
Al haber tantos involucrados, la cadena de comunicación se hace extremadamente larga, ocasionando que los detalles se diluyan en cada correo o mensaje de texto enviados. La falta de claridad es una de las principales causas del retraso en los proyectos.
Condiciones inesperadas
Ninguna planeación puede ser hermética. Siempre existirán cambios por parte del cliente, días con mal clima u otras situaciones que es prácticamente imposible prever. Estas contingencias tienen un impacto significativo en el programa de obra.
Consejos para evitar los retrasos en obra
1. Utilizar un programa de obra, monitorearlo y actualizarlo de acuerdo a las variaciones ocurridas
Uno de los puntos más importantes para evitar los retrasos en obra es contar con un plan fácil de comunicar, implementar y medir. Éste deberá ser lo más detallado posible, y debe incluir el inicio y fin de cada actividad, así como sus responsables y sus criterios de aceptación. Asimismo, debe considerar contingencias, o “colchones” de tiempo para tomar en cuenta días con mal clima o alguna otra condición inesperada.
2. Minimizar bloqueos
Los bloqueos son tareas que se tienen que terminar antes de poder comenzar o finalizar otra actividad. Generalmente, los retrasos en la ruta crítica suceden por no eliminar los bloqueos a tiempo. Se deben identificar estas situaciones desde la planeación, para evitar que sucedan desde un principio.
3. Asignar roles y responsabilidades claros a los equipos
La clave de la productividad en una obra en construcción es que cada involucrado sepa qué tiene que hacer, cuándo lo tiene que entregar y qué importancia tiene dicha actividad en el proyecto global. Por esta razón, es importante comunicar a cada integrante del equipo sus roles y responsabilidades con la mayor claridad posible.
En este sentido, seleccionar oportunamente al equipo de contratistas es crucial para el correcto avance del proyecto. Es importante elegir a equipos con experiencia probada para garantizar que sus entregables se harán en tiempo y forma, y bajo las condiciones de calidad requeridas para evitar re trabajos.
4. Establecer comunicación clara
En un proyecto de construcción, se requiere de una comunicación clara y constante entre el cliente, los contratistas generales, los proveedores y el equipo en sitio. Esto permitirá diagnosticar, analizar y canalizar cualquier problema que surja, y trabajar en conjunto para encontrar una solución óptima.
5. Disminuir cambios inesperados
Los cambios son inevitables. Sin embargo, se pueden tomar medidas para disminuirlos lo más posible. Se deberán identificar los cambios potenciales desde la etapa de planeación, y contar con planes de contingencia para atacarlos en caso de que sucedan.
Asimismo, es importante comunicar al cliente las repercusiones en tiempo de cualquier cambio que solicite.
6. Mejorar la información y la gestión de proyectos mediante un ERP
Una plataforma de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) puede hacer la diferencia en la planeación y ejecución de un proyecto de construcción. Usándola se puede lograr una correcta administración del tiempo y recursos de tu proyecto, que ayudará a dar un seguimiento de las variables importantes en línea y a tener información confiable para la toma de decisiones oportunas.
Contar con un ERP especializado como Enkontrol ayuda a evitar retrasos en los proyectos de construcción, a optimizar los procesos de administración (flujos económicos y financieros), a lograr coherencia y homogeneidad en la información al integrar en un único sistema de trabajo el control de costos y plazos en la puesta en marcha, entre muchos otros beneficios.
Lo anterior aumenta la productividad de la empresa y facilita la comunicación interna y externa para cumplir con los tiempos planeados y comprometidos con clientes e inversionistas.
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